Pada proses kesekretariatan yang ada di lingkungan Politeknik Elektonika Negeri Surabaya (PENS-ITS), sudah terlihat jelas bagaimana cara kerjanya tersebut. Proses kerja kesekretariatannya masih menggunakan cara yang manual yaitu penyimpanan arsip-arsip surat-surat masuk ataupun keluar yang menyita banyak tempat sehingga arsip-arsip tersebut tersimpan dengan tidak rapi. Kadang masih saja ada file ataupun arsip yang hilang.
Agar penyimpanan arsip kesekretariatan dapat terkelola (ter – manage). Maka, dibuatkan sistem informasi kesekretariatan Jurusan Teknik Informatika Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS – ITS) supaya proses penyimpanan pengarsipan lebih efektif dan efisien. Adapun metode yang digunakan untuk pengidentifikasikan proses dilakukan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD), dan untuk pengidentifikasikan data dilakukan pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).
Dengan adanya proyek akhir ini, desain sistem yang dihasilkan suatu aplikasi sistem informasi kesekretariatan ini dapat mengatur sistem kesekretariatan surat-surat keluar masuk, yang mulanya masih menggunakan cara manual menjadi cara komputasi (menggunakan komputer). Sehingga dapat membantu dan mempermudah seorang tata usaha mengakses penyimpanan persuratan menjadi lebih cepat terselesaikan pada aplikasi sistem informasi ini.
Kata Kunci: Sistem Informasi Kesekretariatan, arsip-arsip persuratan, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram.